3.1.1. Посвідчення про реєстрацію та роз’яснення про умови здійснення міжнародних передач товарів
     Посвідчення про реєстрацію є документом, якій констатує юридичний факт – реєстрацію підприємства в Держекспортконтролі у якості суб'єкта здійснення міжнародних передач товарів. Форму Посвідчення затверджено у Додатку 2 до "Інструкції про реєстрацію в Держекспортконтролі суб'єктів підприємницької діяльності України як суб'єктів здійснення міжнародних передач товарів", затвердженої наказом Держекспортконтролю від 27.04.2009 № 31.
     Роз’яснення  є документом, яким Держекспортконтроль фактично надає суб’єкту допомогу у орієнтації щодо його подальших кроків в експортному контролі таких як:
     •   необхідність застосування до визначених товарів дозвільних процедур;
     •   наявність обмежень чи застережень щодо експорту товарів до конкретних держав;
     •   необхідність застосовувати додаткові процедури (наприклад, отримати повноваження на експорт/імпорт у випадках товарів військового призначення) тощо.
     На відміну від посвідчення, яке констатує юридичний факт реєстрації суб'єкта і діє до трьох років, роз’яснення є документом, який постійно оновлюється, якщо суб’єкт реєструє нові товари, або розширює свою експортну діяльність на нові зовнішні ринки збуту.
     У разі зміни назви суб'єкта, його ідентифікаційного коду за ЄДРПОУ, організаційно-правової форми, місцезнаходження юридичної особи (крім зміни поштового індексу), місця проживання фізичної особи - підприємця (крім зміни поштового індексу) Посвідчення про реєстрацію цього суб'єкта в Держекспортконтролі та роз'яснення до нього про умови здійснення міжнародних передач товарів втрачають чинність.
     У разі зміни зазначених вище відомостей суб'єкт  повинен подати в місячний строк до Держекспортконтролю відповідну інформацію про такі зміни.
     Оформлення суб'єкту нового Посвідчення та роз'яснення до нього про умови здійснення міжнародних передач товарів з урахуванням зазначених вище змін здійснюється Держекспортконтролем у порядку та на підставі документів, визначених у пункті 13 Положення про порядок проведення експертизи в галузі державного експортного контролю, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 15.07.1997 № 767.
     У разі внесення у встановленому порядку змін до нормативно-правових актів у галузі державного експортного контролю, які мають наслідком відповідні зміни у найменуванні та описі товарів, позиції (примітці) контрольного списку або умов здійснення міжнародних передач товарів, до роз'яснення, наданого суб'єкту, вносяться зміни, які враховують відповідні зміни, внесені таким нормативно-правовим актом, або оформлюється нове роз'яснення.
     З метою оформлення нового роз'яснення суб'єкт здійснює попередню ідентифікацію товарів з урахуванням змін, викладених у нормативно-правових актах, та звертається до Держекспортконтролю. Проведення основної експертизи, за підсумками якої суб'єкт отримує відповідний дозвіл, висновок чи міжнародний імпортний сертифікат, які містять змінені нормативними актами найменування та опис товарів чи інші зміни, здійснюється після оформлення нового роз'яснення та його отримання суб'єктом.
     Оформлення суб'єкту нового роз'яснення про умови здійснення міжнародних передач товарів з урахуванням зазначених змін здійснюється Держекспортконтролем у порядку та на підставі документів, визначених у пункті 13 Положення про порядок проведення експертизи в галузі державного експортного контролю, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 15.07.1997 № 767.
     Внесення змін або доповнень у надані суб'єкту Посвідчення про реєстрацію та роз'яснення до нього, які не стосуються зміни ідентифікації та умов здійснення міжнародних передач товарів, що зазначені у цьому роз'ясненні, а також зміни назви суб'єкта, його ідентифікаційного коду за ЄДРПОУ або місцезнаходження юридичної особи (крім зміни поштового індексу), місця проживання фізичної особи - підприємця (крім зміни поштового індексу), тобто не змінюють роз'яснення, здійснюється Держекспортконтролем письмовим повідомленням.
     У разі закінчення строку дії Посвідчення та  наміру  суб'єкта його   переоформити,   оформлення   суб'єкту   нового   Посвідчення здійснюється  Держекспортконтролем  у  порядку  та   на   підставі документів, визначених у  пункті 13 Положення про порядок проведення експертизи в галузі державного експортного контролю, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 15.07.1997 № 767.
     Документи, які подаються суб'єктом господарювання України для реєстрації, копія Посвідчення разом з відповідними роз'ясненнями зберігаються Держекспортконтролем і суб'єктом протягом п'яти років після закінчення строку дії Посвідчення.
     Посвідчення може використовуватись тільки суб'єктом,  який  у ньому зазначений.
     При цьому варто памятати, що дію Посвідчення та відповідних роз'яснень до нього може бути зупинено Держекспортконтролем у разі:
     •   необхідності  проведення повторної чи додаткової експертизи;
     •   одержання Держекспортконтролем відомостей про те, що Посвідчення або відповідні роз'яснення до нього надані на підставі недостовірних або неповних даних;
     •   проведення розслідування за виявленими ознаками порушень, передбачених статтею 24 Закону України "Про державний контроль за міжнародними передачами товарів військового призначення та подвійного використання".
     Дію Посвідчення та відповідних роз'яснень до нього може бути скасовано Держекспортконтролем у разі встановлення порушень, передбачених статтею 24 Закону України "Про державний контроль за міжнародними передачами товарів військового призначення та подвійного використання".
     Рішення про зупинення дії Посвідчення та відповідних роз'яснень до нього або їх скасування доводиться Держекспортконтролем до відома суб'єкта письмово в 10-денний строк з дати його прийняття і повинно містити відповідне обґрунтування такого рішення.